Как перевозить документы: 6 профессиональных трюков

Почему-то во время офисного переезда о документах думают в последнюю очередь – даже если стеллажи с архивами занимают несколько комнат. Транспортники почти в каждом четвертом случае вызывают дополнительные машины – иначе горы «забытых» и «неучтенных» папок до нового офиса не довезти.

Но хватит нотаций. Куда полезнее дать несколько профессиональных советов – с их помощью вы сможете сами перевезти небольшой архив. Или подготовить документы к транспортировке – если бумаг так много, что вы не хотите с ними возиться.

Трюк 1. Составьте перечень документов

Вначале придется составить список всех офисных документов – чем подробнее, тем лучше. Указывайте номера архивов, названия папок, даты их создания, степень важности содержимого. Ориентируясь на перечень, вы быстрее упакуете бумаги, а после переезда папки сами станут на свои места.

Трюк 2. Перевозите бумаги отдельно

Хотите сберечь важные бумаги и быстрее приступить к работе на новом месте – перевозите документы отдельно от других вещей. Пусть бумаги лежат в «персональных» коробках, все – в одном месте. Не нужно укладывать документы вместе с книгами или сувенирами: после переезда вы убьете день на их рассортировку.

Трюк 3. Складывайте документы в стопки

Бумагу нельзя сломать или разбить, но помять или испачкать вполне возможно. Чтобы этого не случилось, сложите документы в плотные ровные пачки. Каждую стопку оберните воздушно-пузырчатой пленкой. Если ее нет, сгодится и полиэтилен. Самые важные и нужные бумаги можно сложить в папки на кольцах с прозрачными файлами внутри. Саму папку стоит также обернуть полиэтиленом.

Трюк 4. Кладите бумаги в коробки и не экономьте на скотче

На этом этапе понадобятся картонные коробки. Сложите в них готовые бумажные стопки. Заклейте коробки хорошим широким скотчем – он не отклеится в пути, коробки не откроются и документы не разлетятся по грузовику. Для пущей надежности можете сложить маленькие картонные коробки в одну крупную – ее тоже придется заклеить.

Трюк 5. Маркируйте коробки

Каждую коробку с документами стоит промаркировать. Напишите, что лежит внутри, укажите номера папок, можете приклеить к коробке список бумаг. Непременно пометьте давность архивов – так вы быстро найдете самые нужные, первичные бумаги. Для записей лучше использовать яркий, сочный маркер – красный, оранжевый, синий.

Трюк 6. Ставьте коробки вплотную

Документы уложены, коробки заклеены. Теперь архивы нужно уложить в грузовик. Ставить коробки в кузове нужно вплотную к другим грузам. Это защитит бумаги от тряски, вы точно будете знать, что коробки не упадут с высоты и не раскроются – даже если машина резко затормозит.

А если везти бумаги прямо в сейфе?

Лет тридцать назад, когда картонные коробки видели разве что у магазинов – во время разгрузки товара – документы перевозили в сейфах. Конторские служащие и сами были этому не рады – сейф становился тяжелее, папки ездили внутри, бумаги путались, сминались…

На новом месте их приходилось разбирать, разглаживать, восстанавливать – ведь документы часто были в единственном экземпляре. Теперь у нас нет очередей, да и коробки можно купить в любом хозяйственном магазине. Или в той же транспортной фирме – как правило, они продают упаковку дешевле.