Как без труда перевезти архив: 10 профессиональных советов

Мы можем заказать такелажные работы или переезд на дачу в пару кликов, а переговоры с иностранными партнерами проводим при помощи скайп-конференций. Но перевозить архивы документов так же просто и беззаботно никто пока не научился.

В этой статье мы расскажем, как ускорить и удешевить процесс перевозки архива, а также сделать его безопаснее – ведь нередко приходится везти стратегически важные бумаги. Среди советов вы найдете и проверенные «советские» трюки, и новые наработки, известные только профессионалам.

1. Сделайте резервные копии документов

Не поленитесь отсканировать бумаги – в случае, если архив пропадет, копии облегчат и удешевят процесс восстановления. Ксерокопии самых важных документов разумнее заверить у нотариуса и сдать на хранение в ячейку надежного банка.

2. Составьте перечень бумаг

Советские госучреждения крайне редко теряли документы именно потому, что сотрудники понимали, что значит ответственное хранение вещей и умели составлять перечни бумаг. Самая простая и практичная схема – разбить документы по категориям: «бухгалтерия», «транспорт», «закупки», «клиенты», «отдел кадров» и так далее. Перечень поможет упаковать документы по группам и так же, группами, погрузить их в машину.

3. Сортируйте бумаги

Перед тем, как упаковать документы, рассортируйте их по категориям, которые прописали в перечне. Проще всего укладывать бумаги ровными стопками, а готовые пачки оборачивать влагостойким материалом. Здесь вам пригодится упаковочная пленка или обычные полиэтиленовые пакеты.

4. Используйте картонные коробки

Если при перевозке архивов можно применять советские схемы, то упаковку лучше взять современную. Прогресс шагнул так далеко, что использовать коробки от бытовой техники и продуктов стало неприлично. Проще всего сложить стопки бумаг в картонные коробки. Если документов много, возьмите гофрокартонные короба – они выдерживают вес до 30-50 килограммов.

5. Промаркируйте коробки перед перевозкой

Перед погрузкой коробки с бумагами нужно промаркировать. Принципов маркировки много, вы можете выбрать любой. Популярнее всего простые пометки: «налоговая отчетность за 2015 год», «бухгалтерия 2011 год», «офис 1-26». Иногда под общим названием пишется подробный перечень бумаг, что лежат внутри.

6. Накрепко заклейте коробки

Применяйте техники и материалы, которыми пользуются специалисты. Это очень поможет, когда вы приметесь заклеивать коробки с документами. Клеить нужно очень крепко, чтобы исключить возможность нечаянного раскрытия. Компании-перевозчики обычно используют широкую липкую ленту с толстым клеящим слоем – до 30 мкм. Такой скотч выдерживает большой вес коробок и обладает повышенной адгезией (клейкостью).

7. Крупным архивам – отдельную машину!

Крупные архивы разумнее перевозить отдельным транспортом. Процесс несложный и не такой дорогой, как кажется. Бумаги достаточно компактны, поэтому для перевозки можно спокойно заказать мобильную и доступную «Газель». Главные требования к машине – закрытый кузов и чистый фургон.

8. Забудьте о перевозке бумаг внутри сейфов и шкафов

Чего не следует делать категорически – так это перевозить архив «порциями» в разных машинах или оставлять бумаги в шкафах и сейфах. Во-первых, документы могут выпасть, испачкаться, перепутаться. Во-вторых, мебель с бумагами внутри тяжелее пустой, и передвигать ее сложнее. Возможно, сотрудники транспортной компании даже потребуют у вас убрать документы.

9. Малые коробки вкладывайте в большие

Продумайте систему погрузки коробок – это поможет быстро найти нужные документы на новом месте. Проверенный способ – уложить несколько малых коробок с документами в одну большую. Это освободит место в кузове и послужит дополнительной защитой для архива. Еще одна небольшая хитрость: коробки в кузове укладывайте вплотную друг к другу.

10. Проверьте, все ли прибыло на новое место

Успешный переезд архива значит, что все бумаги доехали благополучно. Если вы не поленились и составили перечень документов, работа пойдет быстрее и проще: проверяйте бумаги по категориям, сравнивая количество – число «отбывших» и «прибывших» бумаг должно быть одинаковым.